Домой / Аналитика / Как сделать собрание эффективным?

Как сделать собрание эффективным?

Вас снова зовут на собрание, где будут обсуждаться вроде бы важные вопросы. Вы откладываете все свои дела, и уже за 10-15 минут входите в режим ожидания, находясь в “предвкушении” потерянного времени. Почему же эффективные люди так не любят и стараются всячески избегать митинги?

Минусы собраний:

1. Собрание вырывает человека из рабочего процесса. После завершения совещания человеку потребуется еще минимум 15 минут, чтобы вернуться к той мысли, которую он думал до его начала.

2. Собрания занимают больше времени, чем планируется. Типичная картина – совещание, начавшийся в 10 утра и растянувшийся на 1.5-2 часа. После такого собрания остается слишком мало времени до обеда, чтобы доделать работу и человек уходит на перерыв ни с чем. Продолжить работу он сможет только после обеда и небольшой сиесты.

3. К собраниям необходимо готовиться – это забирает время. Уже за 10-15 минут вы начинаете мобилизоваться к предстоящему мероприятию. Возможно, вы продумаете вопросы, которые у вас есть, или заготовите ответы на возможные претензии “почему мы не укладываемся в сроки?”, а может загодя сходите в уборную – все это отнимает время.

4. На собрания ходит много людей, но говорить может только 1 человек. Да, люди имеют сильно устаревшую систему коммуникации (голос и уши), которая ничем не отличается от рации, которая работает только в одном из двух режимов: либо вещает, либо принимает сигнал. Так что если на митинге соберется хоть несколько десятков человек – это все равно будет больше походить на монолог одного оратора, чем на дискуссию. Максимально эффективное количество людей для дискуссии – это 2-3 человека. Группы больших размеров будут либо страдать от невозможности высказаться, либо вполне естественно распадутся на более мелкие группы по 2-3 человека.

5. На собраниях теряется суть самого собрания. И если вначале все обсуждения вроде бы по делу, то чем дальше, тем больше дискуссия отклоняется от темы. Такие митинги часто превращаются в “исповедь” сотрудников, которые, пользуясь случаем, вспоминают все существующие проблемы, которые мало относятся к вопросам на повестке дня – например, страховка и непотраченные дни отпуска, жалобы и комментарии, или же неактуальные вопросы по проекту. Под конец собрания весь диалог больше напоминает горячую “линию доверия”, в результате чего, вся польза проведенного собрания становится под вопросом.

Как сделать собрания более эффективными:

1. Строго планируйте время начала и завершения собрания. В двух китайских компаниях, где я работал, собрания затягивались на часы(!). Этого можно избежать, если ставить четкий дедлайн. Стоит стремиться планировать собрания длиной не больше, чем в 15 минут. Даже такой короткий треп для четверых человек вытекает в целый человекочас.

2. Строго определяйте тему собрания и ни при каких обстоятельствах не уходите с неё. В этом заключается главная задача организатора собрания – он должен отслеживать малейшие отклонения и без устали хлестать виновников по наглым белым воротникам.

3. Перед собранием стоит разослать всем “домашнее задание”. Например, огласить список вопросов, которые будут подниматься и попросить заранее сформулировать свои идеи – чтоб не идти на собрание с пустыми руками. Это позволит не только эффективнее включить сотрудников в работу, но и быстрее добиться результата. Ведь у каждого собрания должен быть конечный результат, верно?

4. Старайтесь организовывать так мало собраний, насколько только возможно. Если вопрос можно решить без отвлечения большого количества людей на бессмысленный треп (например, разослав всем письма), то стоит воспользоваться этим шансом. Собрание всегда должно быть последней опцией, когда все другие варианты решения проблемы исчерпаны.

5. Приглашайте на собрания поменьше людей. Чем меньше сотрудников, тем он будет более продуктивным и тем меньше вы израсходуете человекочасов.

6. Заранее определите целевую аудиторию собрания. Например, если решение вашего вопроса не зависит от дизайнеров, то не стоит их обременять ненужной информацией, которая изначально предназначалась для программистов.

Проверьте также

djcnht,jdfyyst ghjatccbb

Будут ли расти зарплаты в 2018 году?

Как избежать сокращения, какие качества помогут в трудоустройстве и какие профессии будут востребованы на рынке. …

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Рейтинг@Mail.ru
WordPress: 17.84MB | MySQL:114 | 1,384sec